Konflikthåndtering på arbeidsplassen

 

Norske virksomheter har mange krav på seg ift helse, miljø og sikkerhet. De viktigste dimensjonen rundt de psykososiale forholdene av disse er regulert i Arbeidsmiljøloven (AML) og i Internkontrollforskriften.

Gode løsninger ligger i at virksomheter etablerer rutiner, samt at de etablerer en god kommunikativ infrastruktur for samtaler, bl a har gode medarbeidersamtaler og en kultur for personlige tilbakemeldinger – både positive og konstruktivt negative -, samt dyktiggjør ansatte og særlig ledere i kommunikasjon. I relasjonene ligger løsningene. Når god kommunikasjon er etablert, blir behovet for disiplinære tiltak minimert.

Dette har jeg beskrevet andre steder på nettstedet. Her vil jeg særlig peke på de juridiske forutsetningene, og det minefeltet du kan komme ut i når du skal bruke ”hard hånd” og sette ”makt bak kravene”. De enkelte paragrafene er inntatt i sin helhet som fotnoter. Det er gjort slik for at det for oss ikke-jurister skal være lettere å lese den løpende teksten.

Krav om en konfliktpolitikk

I brev fra Arbeidstilsynet i en konkret tilsynssak i forbindelse med konflikt på en arbeidsplass, datert, 07.06.07 kan vi lese følgende:

            ” TILSYNSRAPPORT MED PÅLEGG

            Vi viser til tilsynsbesøk ved (bedriften).

Tilsynet ble avtalt på bakgrunn av henvendelse fra NN vedrørende arbeidsmiljøforhold på (bedriften) .NN opplever kritikkverdige forhold- og konfliktsituasjoner i arbeidsmiljøet.

Pålegg: (Bedriften) skal etablere og iverksette rutiner for konflikthåndtering.

Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5, 2. ledd pkt. 7 [1] og arbeidsmiljølovens § 4-3.[2]”

 

Man har altså plikt til å ha strategier for konflikthåndtering. Strategiene skal være dokumentert skriftlig. Mange virksomheter har ikke dette, og må få det etablert for å operere innenfor loven.

 

Konflikten vi nevnte over var mellom leder og ansatt. Bedriften oppfylte pålegget fra Arbeidstilsynet, gjennom å etablere følgende enkle konfliktshåndteringsrutine:

 

–       ved konflikter hvor en av partene føler at de ikke klarer å håndtere konflikten på egenhånd, skal nærmeste overordnede varsles. Hvis konflikten er med nærmeste overordnede, skal adm.dir. varsles, først muntlig – deretter skriftlig.

–       Kommunikasjon kan foregå enten skriftlig – i form av brev eller e-post, eller muntlig i form av møter eller pr. telefon. Tekstmeldinger er ikke akseptert.

–       Etter at en konflikt er varslet, skal nærmeste overordnede innen en uke innkalle hver av partene i konflikten til samtale.

–       Deretter skal begge parter samles innen to uker fra varsling – for å finne felles løsninger på konflikten. Begge parter plikter å delta positivt og være løsningsorienterte.

–       Ved gjentatte konflikter skal saken behandles av adm.dir. innen en uke

–       Ved småkonflikter skal saken løses av nærmeste overordnede

–       Hvis to parter i konflikt ikke kommer frem til en felles løsning vil adm.dir. skissere en løsning på konflikten

 

Hva er forskjellen på konflikt og mobbing/trakassering?

En konflikt er en uoverensstemmelse mellom to eller flere parter, som fremkaller spenninger hos den enkelte. Uoverenstemmelse viser til en sak partene er uenige om, mens spenninger (hos en eller flere av partene) viser til forholdet mellom dem og de følelsene som oppstår. Konflikter, slik vi konfliktmeglere ser på det, er helt alminnelig, uungåelig og altså en naturlig del av det at vi mennesker lever med hverandre og omgås på arbeidsplassen. Konflikter er et livsvilkår, og er ikke farlige som sådan. Måten konfliktene blir håndtert på, kan medføre at folk kan leve fredelig til tross for uenigheter og uoverensstemmelser. På den annen side kan konflikter også bli håndtert på måter som gjør at de eskalerer, at relasjonen mellom partene forringes og saker ikke blir håndtert på gode måter. Konflikthåndteringsrutiner skal derfor være konkrete prosedyrer for konstruktiv håndtering av konflikter.

Mens konflikter er altså et uungåelig livsvilkår, er mobbing og trakassering når en eller flere personer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger. Det kan være uønsket seksuell oppmerksomhet, plaging, utfrysing, fratagelse av arbeidsoppgaver, eller sårende kommentarer og erting, som personen(e) har vanskelig for å forsvare seg mot. Mobbing eller trakassering (som er arbeidsmiljølovens begrep) er ulovlig. Den eller de som mobber gjør noe ulovlig.

Mobbing/trakassering er derfor noe annet enn en konflikt, og bør håndteres som en personalsak, altså mer juridisk for å si det slik. Konflikter derimot dreier seg om en uenighet, en uoverensstemmelse hvor begge (alle) parter gjerne kommer ut i relasjonsmessige og følelsesmessige vanskeligheter uten at noen nødvendigvis har gjort noe galt. Disse to ulike fenomenene bør holdes adskilt, og – som vi skal se – håndteres som ulike fenomener, og på ulike måter.

 

Blandingen av rutiner for konflikthåndtering med rutiner for mobbing og trakassering

En stor offentlig virksomhet er under utarbeidelsen av sine rutiner. Et av utkastene kalles:

” RUTINE FOR SAKSBEHANDLING AV KONFLIKTER, MOBBING OG TRAKASSERING”.

 

Dokumentet referer til generelle prinsipper virksomheten har for håndtering av konflikter, mobbing og trakassering, og definerer:

• Når rutinen skal brukes
• At arbeidsgiver har ”undersøkelses- og aktivitetsplikt”
• Leders fremgangsmåte ift til å orientere oppover i linjen og til HR, hans/hennes vurdering av egen habilitet, og i hvilken grad den som ”mener seg utsatt for konflikt eller mobbing bør hensynstas mens saksbehandlingen pågår”
• En ganske detaljert beskrivelse av fremgangsmåten overfor partene, herunder: ”Leder skal gjennomføre separate samtaler med begge parter i saken så snart som mulig etter at saken er meldt inn. Leder bør sende skriftlig innkalling til møtene, henvise til den innmeldte saken, og tilby partene å ta med tillitsvalgt eller annen støtteperson. Innkalling bør sendes med minimum 3 dagers varsel.

 

Når en hendelse er meldt inn fra en som ikke selv er direkte berørt (tredjepart), skal han/hun raskt kalles inn til samtale for utdyping av saken. Leder kan vurdere om det er hensiktsmessig å informere påklagede om meldingen i muntlig form før skriftlig innkalling sendes.”

I det siste eksemplet ser vi at dette er en fremgangsmåte som vil kunne være egnet for å avdekke mobbing/trakassering, og hvor hensynet til den som kanskje har blitt mobbet må veie tungt. I vår verden er det imidlertid ikke slik at noen blir ”utsatt for en konflikt”.

I en konflikt som har eskalert et stykke oppover ”konflikttrappa”, vil parter som regel ha mange definisjoner av hverandre, snakke på en anklagende måte, og sitte med en rekke fortolkninger av virkeligheten hvor den enes opplevelser av en situasjon oftest er radikalt ulik den annens opplevelse av samme situasjon. Derfor er det ved konflikthåndtering et behov for hurtig å få bragt partene sammen, med en person med konflikthåndteringskompetanse tilstede, slik at de kan få hørt hverandres versjoner, opplevelser av hverandre, og hvor konflikthåndtereren bistår partene til å få satt navn på det felles problemet de står oppe i, og hjelpe dem til åfinne frem til løsninger innenfor rammen av at de er på en arbeidsplass.